プライバシーポリシー

第1条基本方針

行政書士には、行政書士法により、業務上知り得た秘密を守る義務があります。この義務は、ご依頼が終わった後も、行政書士でなくなった後も続きます。

当事務所は、この守秘義務と、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）その他の関係法令・ガイドラインを守り、お預かりした個人情報を適切に取り扱います。

第2条お預かりする個人情報

当事務所では、ご相談・ご依頼の内容に応じて、次のような個人情報をお預かりします。

• 氏名・住所・生年月日・電話番号・メールアドレスなどの連絡先
• 戸籍・住民票・印鑑証明書などの証明書に書かれた情報相続人やご家族の情報を含みます
• 不動産・預貯金・自動車・太陽光発電設備などの財産に関する情報
• 会社や事業の情報（役員の経歴、決算の内容など）
• お問い合わせやご相談の内容、やり取りの記録

住民票などは、原則として個人番号（マイナンバー）が記載されていないものをご用意いただきます。法令で定められた場合を除き、マイナンバーをお預かりすることはありません。

第3条個人情報の取得方法

当事務所は、次の方法で、適正に個人情報を取得します。

• お問い合わせフォーム・電話・メール・LINEでのご相談
• 業務のご依頼・ご契約
• ご依頼いただいた手続きのための、役所などからの証明書の取得
• 名刺交換・ご来所

第4条利用目的

お預かりした個人情報は、次の目的の範囲内で利用します。

• お問い合わせ・ご相談への回答
• ご依頼いただいた書類の作成、官公庁などへの申請・届出、そのほか行政書士業務の遂行
• 業務に関するご連絡、進み具合のご報告
• お見積書・請求書・領収書の作成と、代金のやり取り
• 更新期限・届出期限など、ご依頼に関係する大切な時期のお知らせ
• 行政書士法で定められた帳簿（事件簿）の作成と保存

この目的の範囲を超えて利用する場合は、あらかじめご本人の同意をいただきます。

第5条特に慎重に扱う情報

許認可の申請では、欠格要件の確認のために過去の刑罰に関する情報を、相続や遺言では、ご本人やご家族の健康状態に関する情報をうかがうことがあります。

こうした情報（要配慮個人情報）は、ご本人の同意をいただいたうえで、業務に必要な範囲に限ってお預かりし、特に慎重に取り扱います。

第6条第三者への提供

当事務所は、次の場合を除き、ご本人の同意なく個人情報を第三者に提供しません。

• 法令に基づく場合裁判所・警察などからの照会に応じる場合など
• 人の生命・身体・財産を守るために必要で、ご本人の同意を得ることが難しい場合
• 国や地方公共団体などが法令で定められた事務を行うことに協力する必要があり、ご本人の同意を得ることでその事務に支障が出るおそれがある場合

第7条業務の委託

書類の郵送や、業務で使うシステムの運用など、業務の一部を外部に委託することがあります。その場合は、個人情報をきちんと扱う委託先を選び、必要な範囲に限って預け、適切に管理されるよう監督します。

第8条安全管理のための取り組み

お預かりした個人情報がなくなったり、漏れたり、書き換えられたりしないよう、次のような対策をとります。

• 取り扱う人を限る個人情報を取り扱うのは、行政書士本人と、守秘義務を負う者に限ります。
• 書類の保管お預かりした書類は、関係のない人の目に触れない場所に保管し、持ち出しは必要な場合に限ります。
• パソコン・データの管理パソコンやクラウドサービスにはパスワードなどをかけ、ウイルス対策を行い、許可のない人が見られないようにします。
• 外国のサービスの利用についてメールやデータの保管に、米国の事業者が提供するクラウドサービスを利用することがあります。利用にあたっては、その国の個人情報の保護に関する制度を確認したうえで、適切に管理します。また、お問い合わせフォームでは、迷惑な送信を防ぐため、米国Automattic社のサービス「Akismet」で、送信された内容の一部（お名前・メールアドレス・内容・IPアドレスなど）を確認しています。

第9条保存期間と廃棄

行政書士法では、業務の帳簿（事件簿）を、帳簿を閉じてから2年間保存することが定められています。このほか、業務に必要な期間、個人情報を保存します。

必要がなくなった個人情報は、書類はシュレッダーなどで、データは復元できない方法で、速やかに廃棄します。お預かりした原本は、手続きの完了後にお返しします。

第10条漏えいなどが起きたとき

万一、個人情報の漏えいなどが起きた場合は、すぐに原因を調べ、被害が広がらないよう対応します。法令で定められた場合には、個人情報保護委員会へ報告し、ご本人にお知らせします。

第11条Cookie・アクセス解析

当事務所のウェブサイトでは、使いやすさの向上やアクセス状況の把握のため、Cookie（クッキー）を使用することがあります。Cookieは、ブラウザの設定で受け取りを拒否できます。ただし、拒否すると一部の機能が使えなくなる場合があります。

また、Google LLCが提供するアクセス解析ツール「Googleアナリティクス」を使用しています。Googleアナリティクスは、Cookieを使ってアクセスの情報を集めますが、氏名など個人を特定する情報は含まれません。集められた情報は、Google社のプライバシーポリシーに基づいて管理されます。

データの収集を止めたい場合は、Googleアナリティクス オプトアウト アドオンをご利用ください。Googleアナリティクスの仕組みは、Googleのポリシーと規約でご確認いただけます。

第12条開示・訂正・利用停止などのご請求

ご本人から、当事務所が保有するご自身の個人情報について、利用目的のお知らせ、開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去、第三者への提供の停止のご請求があった場合は、ご本人であることを確かめたうえで、法令に従って速やかに対応します。

ご請求は、第14条の窓口までご連絡ください。ご本人確認のため、運転免許証などの本人確認書類をお示しいただきます。代理人の方からのご請求の場合は、代理権を確認できる書類もあわせてお願いします。

なお、法令により保存が必要な情報や、守秘義務の対象となる情報などは、ご請求に応じられない場合があります。その場合は、理由をご説明します。

第13条このポリシーの変更

法令の改正や業務内容の変更に合わせて、このプライバシーポリシーを変更することがあります。変更した場合は、このページでお知らせします。

第14条お問い合わせ窓口

個人情報の取り扱いに関するご質問・ご請求は、次の窓口までご連絡ください。